dE-Akte
Verwaltungsdienstleistungen müssen auch online nutzbar sein. Das fordert das Onlinezugangsgesetz (OZG). Grundlage für die Online-Nutzung von Verwaltungsservices ist die elektronische Aktenführung. Haben Verwaltungen ihre Akten digitalisiert, ist der Grundstein für die digitalen Services gelegt. Möglich macht es die dE-Akte, das modulare System für die elektronische Aktenführung. Mit der dE-Akte starten Kommunen in die Umsetzung des OZG und bieten ihren Bürger*innen mehr Service.
Aktenführung digitalisieren, digitale Verwaltung ermöglichen
Mit der dE-Akte digitalisieren Sie Ihre Aktenführung, denn sie bietet Ihrer kommunalen Verwaltung ein leistungsfähiges System für das Dokumentenmanagement und die elektronische Bearbeitung verschiedener Vorgänge. Sie wurde speziell für Verwaltungen entwickelt und bildet die ordnungsgemäße Führung von Verwaltungsakten ab. Nicht nur bei der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes ist die dE-Akte Ihr wichtiger Baustein. Sie hilft, Ihre Arbeitsprozesse zu verschlanken und effizienter zu gestalten. Ihre Mitarbeiter*innen werden somit ebenfalls entlastet.
Die elektronische Akte bietet viele Schnittstellen zu anderen Fachverfahren. Somit bearbeiten Sie Vorgänge durchgängig digital. Medienbruchfrei und ortsunabhängig. Der Informationsaustausch zwischen verschiedenen Behörden kann durch die elektronische Aktenführung beschleunigt werden. Das spart Zeit, Wege und Ressourcen.
Mit der dE-Akte schaffen Kommunen nicht nur die Grundlage für die Digitalisierung ihrer Verwaltungsdienstleistungen gemäß OZG. Sie schaffen außerdem ein modernes Arbeitsumfeld für ihre Mitarbeiter*innen und die Servicequalität für ihre Bürger*innen.
Wir bieten ihnen zwei Varianten der dE-Akte: Die dE-Akte Express und die dE-Akte Flex. dE-Akte Express ist nach dem Baukastensystem aufgebaut und für Sie die richtige Lösung, wenn Sie eine standardisierte, einfache und schnelle Einführung wünschen. dE-Akte Flex bietet umfangreichere Anpassungsmöglichkeiten und kann – wie ein Maßanzug – flexibel, in Umfang und Ablauf an Ihre Verwaltung angepasst werden.
| dE-Akte Express | dE-Akte Flex | |
| Umsetzung | Schneller Einstieg | Sukzessiver Einstieg nach Organi-sationseinheiten |
| Projektkosten | Einmalig | Kosten je Teilprojekt |
| Einführung | Kann in weiten Teilen selbst geschehen | Individuelle Betreuung durch Projektteam |
| Anpassungsoption | Möglich durch zusätzliche Beauftragung | Individuell im Projekt möglich |
Fachverfahrensspezifische Schnittstellen
Die dE-Akte ist um viele nützliche Module erweiterbar. Ihnen stehen damit vielfältige Funktionen zur Verfügung. So nutzen Sie sie optimal und automatisieren etliche Routineaufgaben rund um die Arbeit mit der dE-Akte.
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VIS-Importdienst
Mit dem VIS-Importdienst stehen für Fachanwendungen einfache Dokumentenübernahme- und Verarbeitungsfunktionen im Standardprodukt VIS zur Verfügung. Dokumente werden samt der richtigen Einordnung in die elektronischen Akten weitgehend automatisiert übernommen.
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Annotationsviewer
Mit dem Annotationsviewer bringen Sie Notizen und Markierungen in einer Datei innerhalb des E-Akte-Systems an. Damit ist sowohl das Schwärzen als auch das Annotieren möglich.
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VIS OCR
Mit VIS OCR wandeln Sie Bild- und PDF-Dateien in durchsuchbare PDF-Dateien um. Bild- und PDF-Dateien, die noch keine Textebene haben, erhalten dabei eine solche. Die ursprüngliche Struktur der Datei bleibt erhalten. Dank der Volltextindizierung durchsuchen Sie diese Dateien schnell und bequem nach Inhalten.
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Chronologischer Export
Bei einem chronologischen Export werden von Akten und Vorgängen PDF-Dateien erzeugt und abgelegt. Die Dateien genügen dann den besonderen Anforderungen der Justiz. Der Export besteht aus einem Inhaltsverzeichnis mit Angabe der Gesamtseitenzahl und der Geschäftszeichen zu anderen Akten sowie Deckblättern und dem Inhalt des Schriftguts in chronologischer Reihenfolge.
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Mobile Client
Mit dem VIS Mobile Client greifen Sie mobil auf Schriftgut aus dem Dokumentenmanagement-System VIS zu. Den Anwender*innen stehen alle erforderlichen Dokumente auch außerhalb des Büros zur Verfügung. Den Mobile Client nutzen Sie als Aktentasche zur mobilen Aktenablage, zum Aufgabenmanagement und zur Terminverwaltung.
Screenshots
Meilensteine zur Einführung der dE-Akte Express
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1. Einrichtung
Wir richten die dE-Akte Express standardmäßig ein.
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2. Einführung
Wir schulen Ihre Mitarbeiter*innen und garantieren einen produktiven Arbeitsstart.
Meilensteine zur Einführung der dE-Akte Flex
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1. Vorbereitung
Wir bilden pro Fachbereich ein Projektteam dE-Akte, das sich um die Implementierung im jeweiligen Fachbereich kümmert. Gemeinsam ermitteln wir die konkreten Aufgaben der Fachbereiche und stellen Standard-Fachaktenstrukturen bereit.
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2. Einrichtung
In ersten Workshops passen wir die Fachaktenstruktur an Ihre Fachbereiche an. Durch die Schulungen der Anwender*innen werden diese mit der dE-Akte vertraut gemacht.
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3. Pilotphase
Nach den Anpassungen an Ihre Verwaltung beginnt der Pilotbetrieb. Wir begleiten Sie und Ihre Mitarbeiter*innen mit kontinuierlichen Workshops. So stellen wir sicher, dass alle die Vorteile der dE-Akte kennenlernen und sie in ihre Arbeitsprozesse problemlos integrieren. In dieser Phase erfolgen eine Feinanpassung der Fachaktenstruktur und die Bereinigung möglicher Fehlerquellen.
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4. Einführung
Nach der erfolgreichen Pilotphase etablieren wir die dE-Akte fest in Ihrem Tagesgeschäft. Wir begleiten Sie und Ihre Mitarbeiter*innen beim Produktivstart. So wird die dE-Akte zum festen und akzeptierten Bestandteil Ihrer Verwaltung.
Kooperationspartner*innen
Wer innovative Lösungen entwickelt, braucht unterschiedliche Kompetenzen und vielfältige Ressourcen. Für die Entwicklung unserer Produkte arbeiten wir daher mit Kooperationspartner*innen zusammen, die genauso ganzheitlich denken wie wir.
Von der PDV GmbH beziehen wir die Dokumentenmanagementsoftware VIS, in der die dE-Akte dargestellt wird.
Vorteile für Kommunen
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Digitale Aktenbearbeitung
Mit wenigen Klicks finden und bearbeiten Sie die gewünschten Akten. Papierlos und komfortabel. Das beschleunigt Prozesse und sorgt für mehr Transparenz.
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Mehr Sicherheit
Durch geregelte Zugriffsrechte sind Ihre Dokumente vor Manipulation geschützt.
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Rechtssicherheit
Die dE-Akte erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen an den elektronischen Schriftverkehr von Verwaltungen.
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Bessere Zusammenarbeit
Die elektronische Aktenführung verbessert und beschleunigt die Zusammenarbeit. Auch zwischen unterschiedlichen Behörden.
Bleiben Sie digital souverän
Die eigenen oder anvertrauten Daten bleiben stets dort, wo sie hingehören: bei den Kommunen. Sie gehören Ihnen und niemandem sonst. Unsere Lösungen betreiben wir im Rechenzentrum von Dataport, einem der sichersten in Europa. Keine privaten Anbieter. Kein Datenverkauf. Sondern selbstbestimmtes Nutzen digitaler Technologien bei voller Datenkontrolle.
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Gehostet im Rechenzentrum von Dataport
Vier Schritte zum Auftrag
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Anfrage
Sie planen ein Digitalisierungsprojekt? Prima. Überlegen wir gemeinsam, was es zur Umsetzung braucht.
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Angebot
Nach einer ausführlichen Beratung erstellen wir Ihnen ein verbindliches Angebot. Auf Wunsch helfen wir gern bei der Beantragung von staatlichen Fördermitteln.
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Freigabe
Sie prüfen das Angebot und geben es frei. Ihrem Digitalisierungsprojekt steht nichts mehr im Weg.
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Versand
Wir arbeiten die Unterlagen aus und senden sie Ihnen zu. Unser gemeinsames Projekt beginnt.
Immer für Sie da
Sie möchten mehr erfahren oder haben Fragen? Nehmen Sie Kontakt zu uns auf. Wir sind für Sie da.
